Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de sus personas trabajadoras. La obligación nace del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. En esta guía repasamos qué exige la norma, qué datos debes conservar, durante cuánto tiempo y qué riesgos asumes si no cumples. La información es de carácter general y no sustituye al asesoramiento jurídico-laboral de tu gestoría o abogado.
Qué dice exactamente el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
El texto legal establece que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora». Además, obliga a conservar los registros y a tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
De ahí se derivan tres ideas clave:
- Es diario y por persona: no vale una estimación mensual ni un registro genérico del equipo.
- Debe reflejar inicio y fin reales: el horario teórico del contrato no es suficiente si la jornada efectiva es distinta.
- Debe poder consultarse y auditarse: tanto la plantilla como la Inspección pueden pedir los registros.
¿A quién afecta la obligación?
La obligación alcanza a prácticamente todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector. Incluye a trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial (en el caso del tiempo parcial, el registro horario ya era obligatorio desde antes). Existen particularidades para las relaciones laborales de carácter especial, el personal de alta dirección o ciertos colectivos con regulación propia, por lo que conviene revisar el convenio colectivo aplicable.
Qué datos debe contener un registro horario válido
La norma fija un mínimo, pero un registro robusto y defendible ante Inspección suele incluir:
- Identificación de la persona trabajadora (nombre o código de empleado).
- Fecha de la jornada.
- Hora de inicio y hora de finalización de la jornada efectiva.
- Pausas no computables como tiempo de trabajo, cuando el convenio o la organización lo requieran.
- Total de horas trabajadas en el día.
Un buen sistema de control horario calcula automáticamente el total de horas, las pausas y las posibles horas extra a partir de los fichajes, reduciendo errores manuales.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
El artículo 34.9 obliga a conservar los registros durante cuatro años. Durante ese periodo deben permanecer accesibles para la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Por eso es recomendable que el histórico sea inmutable y auditable: que se pueda demostrar qué se registró y cuándo, sin que pueda alterarse a posteriori sin dejar rastro.
Un registro que se puede editar libremente y sin trazabilidad pierde valor probatorio. La clave no es solo registrar, sino poder demostrar que el registro es fiable.
Sanciones por no llevar el registro horario
El incumplimiento de la obligación de registro de jornada está tipificado como infracción grave en materia de relaciones laborales. Las cuantías de las sanciones se actualizan periódicamente y dependen de la graduación de la infracción, por lo que debes consultar el importe vigente con tu asesoría. Más allá de la multa directa, no llevar el registro dificulta defenderse en reclamaciones por horas extra y puede tener consecuencias en materia de cotización.
Métodos para registrar la jornada
La ley no impone un sistema concreto: admite cualquier método siempre que sea fiable y los registros sean accesibles. En la práctica encontramos:
Papel y hojas de cálculo
Es la opción más barata de implantar, pero la más frágil: depende de que cada persona apunte sus horas, es fácil de manipular, difícil de auditar y consume mucho tiempo administrativo. Para más detalle, lee nuestro análisis DVGTime frente a las hojas de cálculo.
Terminales y kioscos
Un punto físico de fichaje (huella, tarjeta o PIN) funciona bien en centros con presencia física, pero no cubre el trabajo en movilidad ni el teletrabajo.
Aplicaciones de fichaje (móvil y web)
Permiten fichar desde el móvil, el navegador o un kiosko, con sello de tiempo fiable. Si tu plantilla se desplaza o teletrabaja, suele ser la opción más práctica. Revisa los requisitos legales del fichaje desde el móvil antes de implantarlo.
Registro horario e integración con el ERP
Registrar la jornada es el mínimo legal, pero el dato del fichaje tiene mucho más recorrido: sirve para calcular costes, imputar horas a proyectos y nutrir nómina. Si tu empresa trabaja con Microsoft Dynamics 365 Business Central, tiene sentido que esos fichajes lleguen al ERP sin dobles registros. Lo explicamos en cómo llevar el control horario en Business Central.
Cómo cumple DVGTime el registro horario
DVGTime, la plataforma de gestión laboral de DAVISA INFORMÁTICA, registra la jornada conforme al artículo 34.9 con captura desde móvil, kiosko o web, cálculo automático de jornadas y pausas, e histórico inmutable y auditable. Además, en sus ediciones conectadas, los fichajes fluyen automáticamente a Business Central como movimientos listos para usar. Así cumples la ley y, de paso, aprovechas el dato para gestionar costes y proyectos.
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