Cómo llevar el control horario en Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es un ERP potente para gestionar finanzas, compras, ventas y proyectos, pero no nace pensado para que un empleado fiche su jornada de forma cómoda. Esa carencia es la que lleva a muchas empresas a montar soluciones improvisadas: una app de fichaje por un lado, el ERP por otro y, en medio, hojas de cálculo que alguien rellena a mano. En este artículo repasamos las opciones reales para llevar el control horario en Business Central y cómo evitar el doble registro.

El reto: BC es un gran ERP, pero el fichaje no es su fuerte

Business Central centraliza los maestros del negocio —empleados o recursos, proyectos, centros de coste— y sabe convertir las horas en costes, imputaciones y, en su caso, datos para nómina. El problema aparece en el primer eslabón de la cadena: capturar el fichaje del empleado. La experiencia de marcar entrada y salida desde el propio ERP, en especial para perfiles de planta, almacén u obra que no trabajan con BC a diario, suele ser incómoda.

La consecuencia más habitual es la siguiente: la empresa adopta una app de fichaje aislada porque es fácil de usar y, al final de mes, alguien exporta los datos y los vuelve a teclear en Business Central. Ese doble registro tiene un coste evidente:

• Tiempo administrativo dedicado a copiar, cuadrar y corregir.
• Errores de transcripción que distorsionan costes e imputaciones.
• Desfase temporal: el ERP no refleja la realidad hasta que alguien actualiza los datos.
• Pérdida de trazabilidad entre el fichaje original y el movimiento contable.

Las tres opciones reales para fichar y llevarlo a BC

A la hora de resolver el control horario con Business Central, en la práctica solo hay tres caminos. Conviene entender bien las diferencias antes de decidir.

1. Fichar dentro de BC como extensión nativa

El fichaje se captura directamente en Business Central mediante una extensión (AL) que vive dentro del propio ERP. La gran ventaja es que no hay integración que mantener: el dato nace donde se va a usar, contra los mismos maestros de empleados, proyectos y centros de coste. Es la opción más sólida cuando los usuarios ya operan con BC o cuando se quiere un único entorno sin piezas externas.

2. Fichar fuera y sincronizar a BC

El empleado ficha desde el móvil, un kiosko o el navegador, en una plataforma pensada para esa experiencia, y los fichajes se sincronizan automáticamente con Business Central. Es el enfoque más práctico cuando hay movilidad, teletrabajo o personal que no usa el ERP, pero requiere que la sincronización sea fiable: los fichajes deben volver a BC como movimientos listos para usar, sin duplicados.

3. Apps aisladas sin integración

Es la opción más extendida y, casi siempre, la peor. La app de fichaje no conoce los maestros de BC y el traspaso se hace con exportaciones manuales. Funciona el primer mes; luego acumula errores, descuadres y trabajo administrativo. Si tu empresa está aquí, el objetivo debería ser salir cuanto antes hacia una de las dos opciones anteriores.

Por qué importa que los maestros vivan en BC

El valor de un fichaje no termina en cumplir la ley: ese dato sirve para calcular costes e imputar horas a proyectos. Para que eso funcione sin fricción, los maestros —empleados o recursos, proyectos y centros de coste— deben vivir en Business Central, que es donde se calcula el coste real. Lo desarrollamos en cómo calcular el coste laboral por proyecto.

Y, en sentido inverso, los fichajes deben volver a BC como movimientos listos para usar: asociados al empleado, al proyecto y al centro de coste correctos, de forma idempotente. La idempotencia significa que, aunque una sincronización se repita o se reprocese, cada fichaje genera un único movimiento y nunca se duplica. Sin esa garantía, cualquier integración acaba arrastrando registros repetidos que falsean los costes.

La integración buena no es la que mueve datos rápido, sino la que garantiza que un fichaje produce exactamente un movimiento en BC, ni más ni menos, por mucho que se reprocese.

Cumplimiento del registro horario (art. 34.9)

Sea cual sea el método, el control horario debe cumplir el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: registro diario de la jornada por persona, con inicio y fin reales, conservación durante cuatro años y un histórico inmutable y auditable. Llevar el fichaje cerca o dentro de Business Central no exime de estas obligaciones; las refuerza, porque facilita conservar y consultar los registros. Repasamos la norma en detalle en registro horario obligatorio en España (art. 34.9). La información es de carácter general y no sustituye al asesoramiento de tu gestoría.

Cómo lo resuelve DVGTime

DVGTime, la plataforma de gestión laboral de DAVISA INFORMÁTICA, está diseñada precisamente para encajar con Business Central sin caer en el doble registro. Lo hace ofreciendo tres ediciones que cubren las opciones reales descritas arriba:

• Embedded: 100% dentro de Business Central, como extensión AL. El fichaje vive en el ERP y no hay integración externa que mantener.
• Connected: el SaaS de DVGTime y Business Central trabajan sincronizados, con BC como sistema maestro. Los empleados fichan en la plataforma y los movimientos vuelven a BC sin duplicar.
• Cloud: el SaaS de DVGTime funciona de forma independiente, para empresas que aún no necesitan o no quieren conectar con el ERP.

En las ediciones conectadas, el conector se autoinstala con una clave, sin tener que configurar nada en Entra ID ni dar de alta aplicaciones manualmente. La captura del fichaje se hace desde móvil, kiosko o web, de modo que cada perfil ficha por el canal que le resulta cómodo mientras el dato termina ordenado en Business Central.

Si quieres ver las diferencias frente a otros enfoques, consulta nuestra comparativa y, para estimar el ahorro, la calculadora de ROI. Y si tu empresa ya trabaja con el ecosistema Microsoft, te interesa el control horario para empresas con Dynamics 365.